" Организация работы с документами в первичной профсоюзной организации"
Рекомендации.
Делопроизводство в профсоюзных комитетах ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства организации. Номенклатура дел профсоюзного комитета включается в общую номенклатуру дел предприятия, организации, учреждения.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
На заседании профкома должен быть назначен ответственный за архив работник, который непосредственно связан с делопроизводством (назначение оформляется постановлением заседания профкома).
Номенклатура дел составляется по форме и в соответствии с Методическими рекомендациями ФПБ (2-е издание, 2009). При составлении номенклатуры дел в нее включаются фактически заводимые дела. Номенклатура дел профсоюзного комитета включается в сводную номенклатуру дел предприятия, организации, учреждения.
Делопроизводство профкома включает в себя часть работы с документами, связанной с их оформлением, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, контролем за исполнением документов, ведением протокольного хозяйства, формированием документов в дела (в соответствии с номенклатурой дел), обеспечением их сохранности до передачи на хранение и (или) к уничтожению в соответствии с установленным порядком.
Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.
Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем после ее регистрации в журнале входящей корреспонденции (Методические рекомендации ФПБ).
На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним, в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции. При отсутствии свободного места на письмах граждан возможно проставление штампа в правом верхнем углу.
Нумерация документа ведется в пределах календарного года (с января по декабрь, начиная с №01).
Письменные и устные обращения граждан регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя (например, поступило заявление от Иванова П.С. – вх.№И-07 от 12.08.2009).
На контроль ставят наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, и документы, содержащие срок исполнения. За своевременное и правильное исполнение документов в профкоме отвечают его руководители (председатель и его заместитель).
Сроки исполнения могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или устанавливаются резолюцией руководителя. Если в документе или резолюции руководителя срок исполнения не указан, то устанавливается типовой срок исполнения документов, который не должен превышать 10 дней.
По документам, требующим изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на заседаниях профсоюзного комитета, срок исполнения не должен превышать 30 дней.
Заявления и жалобы трудящихся рассматриваются безотлагательно, в течение 15 дней, а требующие дополнительного изучения и проверки в срок до одного месяца.
Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции (Методические рекомендации ФПБ). На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу.
Ответы на обращения граждан имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении.
Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или членам профсоюза, удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.
Документом №1, удостоверяющим законность деятельности профсоюзной организации, является Свидетельство о государственной регистрации. Свидетельство, как и печать профкома, хранятся постоянно на правах документов строгой отчетности.
Вторым по значимости документом, удостоверяющим полномочия профсоюзного комитета и ревизионной комиссии профсоюзной организации (или ревизора), является протокол отчетно-выборного профсоюзного собрания или конференции, оформленный надлежащим образом.
Документами, удостоверяющими полномочия председателя профкома, его заместителя, казначея и других избираемых профсоюзных руководителей могут быть протокол отчетно-выборного профсоюзного собрания или конференции (если избрание указанных руководителей проводилось непосредственно на собрании или конференции), или же протокол организационного заседания профсоюзного комитета.
В обязательном порядке в профсоюзном комитете ведутся протоколы профсоюзных собраний (конференций), протоколы заседаний профсоюзного комитета, учетные карточки членов профсоюза (картотека), заявления о приеме в члены профсоюза, журнал регистрации письменных обращений членов профсоюза, книга учета замечаний и предложений.
Особое внимание следует уделять правильному оформлению решений профсоюзного комитета по финансовым вопросам и ведению бухгалтерских документов. Бухгалтерский учет ведется в соответствии с требованиями Инструкции по бухгалтерскому учету в профсоюзных организациях и учетной политики.
Остальные документы составляются, оформляются, хранятся и сдаются в архив или уничтожаются по актам в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству, изданными Федерацией профсоюзов Беларуси в редакции 2009 года.
Сроки хранения документов профсоюзной организации, сдачи их в архив или уничтожения, включая документы бухгалтерского учета и отчетности, установлены нормативно-методическим изданием – Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 №25 и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь от 19.01.2009 №4.
Профсоюзный комитет ежегодно (по состоянию на 1 января) составляет и не позднее 10 января представляет вышестоящему профсоюзному органу по месту профсоюзного обслуживания статистический отчет профсоюзного комитета (профорганизатора) за истекший год по форме №2, утвержденной президиумом Совета ФПБ.
